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外資メーカーに勤める真面目系クズの備忘録

仕事をめっちゃ効率化させる"インボックス"の概念と4つの活用例

インボックス使ってます?

今週のお題「2019年上半期」

ということで、社会人になって早くも1年。

仕事も慣れて、成果を出すにはどうすればいいか?

を考える事ができるようになりました。

仕事をやり始めた頃は、慣れないタスクが次々と降りかかり、心身ともにしんどかったのも事実。

そんな中ずっと考えてきたのが (今も常に考えていますが

いかに仕事の生産性を向上させるか、という課題。

本を読み漁ったり、仕事での実践を通じてようやく気付いたのは

「インボックスを用いると生産性がめっちゃ向上する」という事です。

この記事では、そんなインボックス の概念と活用方法を紹介したいと思います。

インボックスとは

この記事内における、インボックスの定義は以下の通り。

「"グループ/ 階層/抽象↔︎具体"化されていないが、必要である可能性のあるものを一時的に保管する場所、またはその行為」

くだけて言うと

「なんかごちゃごちゃしてるけど、後で使うかもしれへんから一旦保留するわ」

という考え方・行動のこと。

では、この考え方がどのように生産性向上に繋がるのか、実践例を出します。

インボックスの活用例①メールの整理

本来、インボックスとはメールソフトが受信メールの一覧を保管しておく領域のこと。

メールアプリによっては「受信トレイ」だったりします。

その中には、重要なメールもあれば、くだらない宣伝メールもありますし

期日が明日の緊急メールもあれば、3ヶ月後のメールもあります。

毎日、社内・社外から飛んでくるメールに対し、私たちは中身をとっさに判断し、行動に移さなければなりません。

メールの中身を判断してから行動するまでの時間は、無駄な時間。

どれだけメールの整理に時間をかけても、タスクは進みませんからね。

となれば、インボックス にあるメールの整理方法をルール化/作業化してしまえば、無駄な時間を大幅に削減できるわけです。

私が行なってきたインボックス 整理のルールは以下の通り

  • 必要のないメールはゴミ箱へ

→ 宣伝メールなど、後で見返す可能性がないメールはゴミ箱フォルダへ

→また、宣伝メールを可能な限り受信しない設定をする

  • メールを振り分けるカテゴリ&階層をつくっておく

→カテゴリは大きく社内/社外。社外ならば顧客別、社内なら部門別など

  • 後で読み返す可能性のあるメールはカテゴリに振分

→後で必要となった時に即座に検索ができます

  • 5分以内で終わる業務メールはすぐ行動、返信する

→タスク終了すればカテゴリorゴミ箱フォルダに即座に振分けます

  • 5分以内に終わらないタスクメールはスケジュールアプリに添付。添付した後はカテゴリに振分

→スケジュールに"添付"することで、後でメールを検索する時間を短縮できます

  • インボックスに原則10件以上のメールを残さない

難しいのはフォルダのカテゴリ&階層化でしょうか。

「このメールどこのフォルダに振分ける・・・?」

ってなってしまえば元も子もないですから。

また、スケジュールアプリに添付する際、期日のないタスクメールの場合は自分でスケジューリングする必要があり、そこも難しいです。

インボックスの活用例②スケジューリング

上記のメールのインボックス整理によって、メールでくる仕事の依頼スケジューリングはできます。

しかし、メール以外のタスクもたくさんありますよね。

そもそもやらなければならない事って何だったけ?

それらをいつまでやらないといけないんだっけ?

このように考えている時間も、何の生産性も生み出さない無駄な時間です。

ということで、タスクのスケジューリングもインボックスの考えを用いてルール化しています。

  • ルーティンタスク(一定のタイミングで発生するタスク)を書出し、スケジュールアプリに記載
  • 必要なタスクを紙に書出し、優先度を決めスケジュールアプリに記載

メールのインボックス活用と、この紙に書き出すスケジューリングを行うことで、全てのタスクをスケジュールアプリ上で確認できます。

インボックスの活用例③整理

仕事はメールなどの電子上の物だけでなく、実物としての書類なども多く存在します。

これらを整理する際にも、インボックスの考えが使えます。

この書類はどこに直そう?

この筆記用具はどこに・・・?

また、仕事だけでなくプライベート、家の中の整理でもインボックスの考えが使えます。

私が実施しているものを整理する際のルールは下記の通りです。

  • 必要のない物はすぐ捨てる
  • 整理したい物をカテゴリ毎にまとめる(インボックス化

社内資料/社外資料 筆記用具 本 衣類 など・・・

  • 整理したい物をカテゴリ化/階層化し、配置する場所を決める

社内資料はデスクの一番下の左側、筆記用具は目の前など

  • 整理するカテゴリの順番を決める

衣類→本類→書類→小物類の順番で整理する

  • 電子化できる物は可能な限り電子化する

スキャンできる書類は可能な限りスキャン

こんまりさんの片付けメソッドを簡単にした感じですね。

ごちゃごちゃしているものを一度保留し、後から整理する、という観点からするとインボックスの考え方と似通っています。

インボックスの活用例④アイデア発想

最後に、インボックスの活用例として、アイデアの発想を求められる際の活用を紹介します。

アイデアの発想方法で非常に有効とされているのがブレイン・ストーミングいう技法。

このブレイン・ストーミングこそが、インボックスの考えをそのまま使ったものであると言えます。

簡潔にそのやり方を下記に記載しましょう。

  • 必要なアイデアをひたすら書出す
  • アイデアの必要性の有無&カテゴリ分
  • 実行するアイデアを選出する

このやり方もインボックスの考え方を活用した整理方法ですね。

おわりに変えて

最近の仕事の進め方に共通性が見られたので、今回の記事で体系化しようとした所、インボックス という一つのキーワードに行き着きました。

GTDやこんまりさんメソッド、ブレストなどインボックスの概念に共通項のあるものを紹介しましたが、恐らくまだまだ活用できる場面があるはずです。*1

もし「こんなインボックスの使い方しているよ!」という方は、ぜひコメント欄で活用方法を共有いただけると助かります。

また、タスクがたくさん降り注いで今にも死にそうになっている新入社員の方達は、この記事と以下の参考資料を元に、効率化を図ってみてください。

それではまた。

参考資料

地頭力を鍛える 問題解決に活かす「フェルミ推定」

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グループ化、階層化、抽象↔︎具体あたりの考えがないと、インボックスの概念がいまいち掴めないと思うので、わかりやすい神本をぜひ。

そのほかロジカル〜〜という本でも似たような考えは習得できると思います。

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

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 GTD(Getting Things Done)の手法を一から丁寧に書かれた神本。

この本の通りに人生を歩めば理論上の最適で人生が進む。

まさに人生RTA教本みたいなもん。

この記事の手法もこの本のごくごく一部を紹介したまで。

マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門 impress QuickBooks

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 上記原典が難しければ、こちらをどうぞ。Kindleですぐ読めます。

人生がときめく片づけの魔法 改訂版

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 物の整理術のベストセラー

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アイデア大全――創造力とブレイクスルーを生み出す42のツール

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問題解決大全――ビジネスや人生のハードルを乗り越える37のツール

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 発散↔︎収束というアイデア創出の基本ですが、その様々な手法が解説されている本。

読み物としても面白いのでまだ読んでいない人はぜひ。

*1:独学とか相性良さそう